Để được phép phân phối mỹ phẩm ra thị trường, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần phải thực hiện việc công bố mỹ phẩm. Đây là thủ tục pháp lý bắt được quy định rõ ràng theo pháp luật hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ yêu cầu này vì vậy họ không biết chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những loại gì cho đúng? Thủ tục nộp hồ sơ thực hiện như thế nào cho phù hợp quy định? Chính vì thế trong bài viết hôm nay, giacongmypham.org sẽ giúp giải đáp chi tiết về nội dung này. Bạn hãy cùng tìm hiểu nhé.
I. Hồ sơ công bố mỹ phẩm là gì?
Hồ sơ công bố mỹ phẩm có thể hiểu là các giấy tờ, tài liệu mà những người buôn bán mỹ phẩm lập ra. Hoặc được soạn thảo thông qua các công ty đại diện xin cấp phiếu công bố mỹ phẩm. Công bố mỹ phẩm là tài liệu bắt buộc phải có khi muốn phân phối mỹ phẩm ra thị trường.
Công bố mỹ phẩm cũng chính là công bố chất lượng mỹ phẩm. Vì vậy đối với những doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm được cấp phiếu công bố mỹ phẩm sẽ mang đến sự an toàn chất lượng cho người dùng. Bởi đây là giấy thông hành để đảm sản phẩm mỹ phẩm đủ điều kiện lưu hành trên thị trường. Là các mỹ phẩm không có chất cấm, không gây hại đến môi trường và sức khỏe người dùng.
Vì thế hồ sơ công bố mỹ phẩm chính là loại giấy tờ chứng minh trách nhiệm hợp pháp của các nhà sản xuất, kinh doanh mỹ phẩm với các mặt hàng bán ra. Đồng thời đây cũng là giấy tờ chứng minh trách nhiệm của cơ quan chức năng để kiểm soát thị trường buôn bán mỹ phẩm.
Không chỉ riêng Việt Nam mà các quốc gia trên toàn thế giới đều quy định về công bố mỹ phẩm. Thậm chí ở các nước phát triển còn có những yêu cầu khắt khe về chất lượng mỹ phẩm nên hồ sơ công bố mỹ phẩm càng bắt buộc. Mua mỹ phẩm của các đơn vị đã công bố mỹ phẩm sẽ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa.
II. Các loại mỹ phẩm phải công bố khi kinh doanh
Tất cả mỹ phẩm khi muốn đưa ra thị trường cần phải công bố vì đó là thủ tục đầu tiên để sản phẩm được phép lưu hành trên thị trương một cách chính quy nhất. Một số sản phẩm cần công bố tiêu biểu như sau:
- Các sản phẩm kem, nhũ tương, sữa, gel
- Các sản phẩm dầu dùng trên da, mặt nạ
- Các sản phẩm chất phủ màu, phấn trang điểm
- Các sản phẩm xà phòng, nước hoa
- Các sản phẩm nước thơm dùng vệ sinh
- ….
Đây là những sản phẩm mỹ phẩm sản xuất riêng để chăm sóc ngoài da. Mỹ phẩm có tác dụng dưỡng, hỗ trợ làm đẹp. Vì vậy yêu cầu về chất lượng và độ an toàn của những loại mỹ phẩm này cần phải đặt lên hàng đầu. Thế nên làm hồ sơ công bố là cách khẳng định chất lượng các loại hàng hóa chăm sóc sắc đẹp. Điều này giúp người dùng yên tâm hơn khi sử dụng.
III. Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì?
Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Hồ sơ công bộ mỹ phẩm là hồ sơ bắt buộc áp dụng cho tất cả những ai có ý định kinh doanh, sản xuất mỹ phẩm. Vì vậy theo đó tại chương II và III của thông tư 06/2011/TT-BYT có quy định rất rõ ràng về những giấy tờ cần chuẩn bị. Bạn chỉ cần thực hiện đúng các yều với những giấy tờ bắt buộc sẽ dễ dàng hoàn thành hồ sơ giúp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường.
Hồ sơ để công bố sẽ phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa mỹ phẩm. Từ đó dẫn đến các yêu cầu về giấy tờ khác nhau.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm đối với những mỹ phẩm sản xuất, đóng gói tại nước ngoài
1.Phiếu công bố lưu hành mỹ phẩm
Đây là loại giấy tờ quan trọng nhất cần phải có trong bộ hồ sơ công bố. Hiện tại loại giấy tờ này đã có mẫu in sẵn dựa theo đúng quy định pháp luật ban hành. Do đó bạn chỉ cần tìm kiếm chính xác mẫu phiến công bố phân phối mỹ phẩm theo yêu cầu là được.
Phiếu công bố lưu hành mỹ phẩm sẽ có 2 bản cần nộp. Kèm theo đó là các dữ liệu công bố. Có nghĩa là bạn còn phải cung cấp bản mềm phiếu công bố. Như vậy hồ sơ mới dễ dàng được xác định hợp lệ. Các thông tin cần điền trong phiếu công bố phải đảm bảo sự chính xác và hợp pháp.
- Thông tin sản phẩm mỹ phẩm
- Thông tin nhà sản xuất/đóng gói
- Thông tin về tổ chức, doanh nghiệp chịu trách nhiệm phân phối mỹ phẩm trên thị trường
- Thông tin về người đại diện dựa trên quy định pháp luật của công ty
- Thông tin về công ty nhập khẩu
- Danh sách thành phần
- Thành phần nguyên liệu có trong mỹ phẩm. Số liệu ghi theo thứ tự hàm lượng giảm dần
- Ghi rõ tỷ lệ % của thành phần có giới hạn về hàm lượng sưe dụng
- Tên thành phần
- ….
2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Giấy tờ tiếp theo quan trọng phải có là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hay là giấy phép đầu tư của đơn vị chịu trách nhiệm làm công bố lưu hành mỹ phẩm. Loại giấy tờ này bạn chỉ cần nộp bản sao. Bên cạnh đó giấy tờ phải có chữ ký, đóng dấu đầy đủ của doanh nghiệp. Nếu thiếu một trong 2 yếu tố này thì giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không còn tính pháp lý. Hồ sơ công bố mỹ phẩm sẽ không hợp lệ. Đồng thời hồ sơ không dễ dàng để được xét duyệt.
Bản công thức thành phần của mỹ phẩm
Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Giấy tờ tiếp theo bắt buộc phải có là bản công thức thành phần của mỹ phẩm. Các nội dung cần ghi rõ trong bản công thức thành phần này gốm có:
- Ghi rõ tỷ lệ phần trăm (%) của thành phần có giới hạn về hàm lượng sưe dụng
- Thành phần được viết theo danh pháp quốc tế. Thông tin phải cung cấp đúng như thành phần in trên bao bì.
- Công dụng của sản phẩm
- Dạng sản phẩm (kem, mặt nạ, sữa tắm,..)
- Mẫu sản phẩm, nhãn sản phẩm. Tất cả gửi kèm thêm file chụp nhãn hoặc Artwork.
Đây là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ này. Bởi vì đây là hồ sơ xin cấp phiếu công bố sản phẩm. Do đó bản công thức thành phần mỹ phẩm cần phải có để cơ quan cấp phiếu kiểm chứng chất lượng mỹ phẩm.
Nếu trong thành phần của mỹ phẩm đảm bảo an toàn cho môi trường và sức khỏe người dùng mới được phê duyệt. Ngược lại nếu thành phần mỹ phẩm chứa các chất gây hại sẽ không được cấp giấy phép lưu hành trên thị trường. Vì vậy trong bộ hồ sơ công bố thì đây giấy tờ không thể thiếu.
3. Giấy phép lưu hành tự do CFS
Hồ sơ công bố mỹ phẩm với những sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu thì đây giấy tờ rất quan trọng. Trong đó giấy phép thông hành cho mỹ phẩm nhập khẩu phải đáp ứng các yêu cầu sau.
- CFS do nước sở tại cấp: Giấy tờ bản chính hoặc bản sao có công chứng hợp lệ. Giấy tờ còn có thời hạn sử dụng hợp lệ. Trong trường hợp CFS không ghi hạn thì phải là giấy tờ được cấp trong 24 tháng tính từ ngày cấp. Như vậy giấy tờ mới hợp lệ.
- CFS phải hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên điều khoản pháp luật ban hành. Đối với trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên các điều ước quốc tế có Việt Nam là thanh viên cũng dễ dàng được chấp thuận.
4. Giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm
Yêu cầu đối với giấy tờ này trong hồ sơ công bộ mỹ phẩm là bản sao hoặc bản chính. Bản tiếng Anh hoặc là bản song ngữ. Và phải là giấy tờ được chứng minh hợp lệ giấy ủy quyền của nhà sản xuất. Hoặc chủ sở hữu ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp chịu trách nhiệm phân phối mỹ phẩm ra thị trường.
Tất cả các giấy tờ uy quyền đều phải có chứng thực chữ ký. Hơn nữa còn phải được hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ. Khi nhập khẩu lô hàng mỹ phẩm từ nước ngoài về một cách hợp pháp sẽ không thiếu giấy tờ này. Vì vậy chuẩn bị giấy tờ này sẽ rất dễ thực hiện được.
Trên đây chính là những giấy tờ được quy định cho bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm. Nếu hồ sơ thiếu một trong các giấy tờ trên sẽ không hợp lệ. Bạn sẽ không thể xin được giấy phép phân phối mỹ phẩm trên thị trường như mong muốn. Từ đó làm gián đoạn công việc kinh doanh mỹ phẩm. Vì thế khi chuẩn bị hồ sơ công bố cho các mặt hàng nhập khẩu, bạn phải chuẩn bị hồ sơ thật kỹ để mọi việc được thuận lợi hơn.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm đối với những mỹ phẩm sản xuất, đóng gói tại Việt Nam
Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Trường hợp làm hồ sơ công bố với sản phẩm sản xuất hoặc đóng gói ở trong nước cũng có những điều kiện về các giấy tờ liên quan. Theo quy định của pháp luật, cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm cần nộp các bản cứng với những giấy tờ sau.
1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm
Tương tự như với hàng nhập khẩu, hồ sơ công bố cho các sản phẩm hàng làm đẹp sản xuất, trong nước cũng phải có phiếu công bố. Phiếu công bố này có mẫu in cụ thể được quy định sẵn. Vì vậy bạn chỉ cần tìm hiểu một chút sẽ có ngay mẫu đơn phù hợp cho mục đích mình cần dùng.
2. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Đối với giấy tờ này thì bạn chỉ cần nộp bản sao. Tuy nhiên bạn cần chú ý, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải là của tổ chức, doanh nghiệp,…chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.
3. Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm
Yêu cầu chỉ sử dụng bản sao giấy chứng nhận đảm bảo điều kiện làm mỹ phẩm được cấp cho nhà sản xuất. Chỉ cần như vậy, hồ sơ công bố mỹ phẩm mới dễ dàng được chấp nhận.
4. Giấy ủy quyền
Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Giấy tờ tiếp theo là giấy ủy quyền bởi nhà sản xuất ủy quyền cho tổ chức doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm cho thị trường. Đối với giấy tờ này thì có thể nộp bản chính hoặc bản sao đều được. Ngoài ra giấy ủy quyền phải được trình bày bằng tiếng Việt, Anh, song ngữ. Nội dung tối thiểu mà giấy uy quyền cần đáp ứng gồm có:
- Tên, địa chỉ của nhà sản xuất
- Tên, địa chỉ của chủ sở hữu sản phẩm
- Tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân được ủy quyền
- Tên nhãn hàng hoặc tên sản phẩm được ủy quyền
- Phạm vi ủy quyền
- Thời hạn ủy quyền
- Cam kết cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm cho người chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm mỹ phẩm cho thị trường Việt
- Họ, tên, chức danh, chữ ký người đại diện cho bên ủy quyền
Một số loại giấy tờ khác
Hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Đối với trường hợp làm hồ sơ công bố cho mặt hàng được sản xuất trong nước thì ngoài những giấy tờ trên còn có nhiều giấy tờ khác. Vì thế bạn cần chuẩn bị cho đúng, cho đủ để hồ sơ nhanh chóng được chấp thuận. Một số loại giấy tờ khác bắt buộc không thể thiếu có thể kể đến:
- Bảng công thức thành phần sử dụng sản xuất mỹ phẩm công bố: Thành phần, nguyên liệu. Ngoài ra còn có % sử dụng các thành phần trong mỹ phẩm,…
- Bản tiêu chuẩn chất lượng của mỹ phẩm: Hiệu quả sử dụng, công dụng sử dụng của mỹ phẩm. Các cảnh báo về đối tượng sử dụng
- Bản tiêu chuẩn phương pháp thử nghiệm: Phương thức thử nghiệm và kết quả từng lần thử nghiệm
- Phiếm kiểm nghiệm của mỹ phẩm: Kết quả kiểm nghiệm được thực hiện ở phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn. Mỹ phẩm không chứa chất cấm. Các chất gây hại không được vượt quá quy định cho phép.
- Dữ liệu kỹ thuật hay dữ liệu lâm sàng nhằm chứng minh công dụng đặc biệt của loại mỹ phần công bố.
Hồ sơ công bố mỹ phẩm yêu cầu các giấy tờ gì? Đối với từng trường hợp khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau. Trong đó hồ sơ công bố mỹ phẩm có những giấy tờ gì đều được pháp luật quy định rõ ràng chi tiết trong các điều khoản. Bạn chỉ cần làm đúng theo yêu cầu sẽ nhanh chóng hoàn thành hồ sơ mà không vấp phải khó khăn gì.
IV. Thủ tục nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm
Sau khi làm xong hồ sơ công bố cho hàng hóa làm đẹp thì tiếp đến hoàn thành thủ tục nộp hồ sơ. Có rất nhiều người xác định được hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì những không biết nộp hồ sơ ở đâu cho đúng. Điều này gây ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch kinh doanh đã được đặt ra. Vì vậy mọi thông tin liên quan đến thủ tục nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm bạn cũng cần tìm hiểu kỹ càng để đạt được kết quả tốt khi thực hiện. Vậy thủ tục nộp hồ sơ công bố cho mặt hàng làm đẹp được thực hiện như thế nào?
Nơi tiếp nhận hồ sơ công bố mỹ phẩm
Nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm không bắt buộc phải đến trực tiếp nơi nhận hồ sơ để nộp hồ sơ. Vì vậy bạn có thể gửi hồ sơ thông qua bưu điện. Trong đó các địa chỉ tiếp nhận hồ sơ của bạn sẽ gồm nhiều đơn vị khác nhau. Do đó bạn chỉ cần ghi địa chỉ gửi là một trong số những đơn vị sau là được.
Cục quản lý dược – Bộ Y tế với mỹ phẩm nhập khẩu
Đây là nơi đủ thẩm quyền nhận hồ sơ công bố mặt hàng làm đẹp. Vì vậy sau khi hoàn tất xong hồ sơ công bố mặt hàng làm đẹp thì bạn chỉ cần gửi đến địa chỉ này sẽ được giải quyết nhanh chóng.
Tuy nhiên bạn cần chú ý địa chỉ này không tiếp nhận tất cả các hồ cơ công bố mỹ phẩm. Mà đơn vị chỉ xử lý các hồ sơ với các sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu. Còn nếu hồ sơ công bố mặt hàng làm đẹp với nguồn gốc trong nước thì đơn vị không chịu trách nhiệm giải quyết. Do đó bạn phải lựa chọn địa chỉ tiếp nhận hồ sơ phù hợp cho trường hợp của mình.
Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước
Đối với trường hợp bạn làm hồ sơ công bố cho các sản phẩm làm đẹp sản xuất ở Việt Nam thì có thể gửi đến địa chỉ này. Ngoài ra, với các sản phẩm làm đẹp được sản xuất từ bán thành nhập khẩu vẫn có thể gửi hồ sơ đến đây. Bởi vì theo quy định, các sản phẩm làm đẹp được sản xuất từ bán thành nhập khẩu sẽ được quy định không phải hàng nhập khẩu. Vì thế bạn hoàn toàn có thể gửi hồ sơ công bố đến đơn vị tiếp nhận này để được xét duyệt.
Ban quản lý kinh tế cửa khẩu Mộc Bài
Đây là đơn vị tiếp theo sẽ có nhiệm vụ nhận hồ sơ công bố mỹ phẩm. Trong đó hồ sơ tiếp nhận sẽ là những hồ sơ công bố mỹ phẩm với mỹ phẩm kinh doanh trong khu vực cửa khẩu Mộc Bài, tỉnh Tây Ninh. Những hồ sơ thuộc các khu vực khác sẽ không thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị này. Vì thế bạn cần xác định đơn vị tiếp nhận hồ sơ phù hợp một cách chính xác để thu được kết quả như mong muốn.
Ban quản lý khu kinh tế tỉnh Quảng Trị
Tương tự, ban quản lý khu vực tỉnh Quảng Trị sẽ chịu trách nhiệm xử lý các bộ hồ sơ công bố sản phẩm làm đẹp ở trong tỉnh Quảng Trị. Chỉ cần là hồ sơ công bố mỹ phẩm với mỹ phẩm doanh nghiệp thuộc khu kinh tế khu vực Lao Bảo, Quảng Trị sẽ được chấp thuận nhanh chóng. Nếu hồ sơ nào không thuộc phạm vi khu vực quy định này sẽ không được tiếp nhận.
Mỗi đơn vị sẽ được quy định xử lý các hồ sơ công bố mỹ phẩm khác nhau. Vì vậy nếu doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức nào không nắm rõ sẽ rất tốn thời gian, công sức cho việc này mà không thu được kết quả gì.
V. Thời hạn giải quyết hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm
Việc xin cấp phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm không chỉ yêu cầu hồ sơ công bố mỹ phẩm bao gồm những gì? Hay nơi tiếp nhận hồ sơ ở đâu? Mà việc làm này còn quy định thời hạn giải quyết hồ sơ cụ thể cho các hồ sơ được gửi đến.
Thời gian giải quyết hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm chi tiết
Thời gian xét duyệt hồ sơ thủ tục công bố mỹ phẩm trong khoảng 3 ngày. Thời gian bắt đầu từ lúc nhận được hồ sơ công bố hợp lệ. Khi nộp hồ sơ cá tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm phải nộp lệ phí công bố bắt buộc. Cơ quan quản lý có thẩm quyền sẽ chịu trách nhiệm ban hành số theo nhận phiếu công bố mỹ phẩm cho từng hồ sơ khác nhau.
Đối với những trường hợp có hồ sơ không được thực hiện đúng theo quy định thì sẽ có thời gian giải quyết là 5 ngày. Thời gian được tính từ ngày nhận được hồ sơ. Lúc này cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo bằng văn bản cho cá nhân, tổ chức công bố được biết các nội dung chưa đáp ứng được. Nhất là các lỗi sai trong hồ sơ cần sửa, bổ sung để hồ sơ hợp lệ. Bạn chỉ cần sửa và bổ sung lại hồ sơ công bố mỹ phẩm theo yêu cầu là được. Như vậy hồ sơ công bố mỹ phẩm sẽ không mất quá nhiều thời gian để được chấp thuận.
Hồ sơ bổ sung của đơn vị được yêu cầu khi có sai sót
Khi một hồ sơ công bố mỹ phẩm không đúng theo yêu cầu thì đơn vị tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi yêu cầu bổ sung thông tin bằng văn bản. Văn bản giải trình sẽ ghi rõ những lỗi không đúng trong hồ sơ của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố. Sau đó bạn chỉ cần tiến hành sửa lại các thông tin theo yêu cầu là được.
Khi gửi phiếu công bố sản phẩm làm đẹp bạn cần phải gửi kèm theo dữ liệu công bố. Hoặc kèm theo các tài liệu khác được sửa đổi bổ sung. Thời gian sửa đổi và giải quyết hồ sơ bị lỗi là 5 ngày. Thời gian được tính kể từ lúc nhận hồ sơ bổ sung đáp theo quy định. Lúc này cơ quan quản lý có thẩm quyền ban hành số nhận phiếu công bố sản phẩm làm đẹp mới bổ sung.
Trong trường hợp hồ sơ mới sửa đổi vẫn không đáp ứng theo quy định sẽ được thông báo không cấp số nhận phiếu công bố sản phẩm làm đẹp cho hồ sơ đó. Chỉ cần 5 ngày sau khi tiến hành sửa đổi bạn sẽ nhận được kết quả hồ sơ có hợp lệ hay không. Bạn có nhận được phiếu công bố cho loại mỹ phẩm mình đang ý định đưa ra thị trường hay không.
Đối với trường hợp không bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu thì hồ sơ đó sẽ bị loại bỏ. Thời gian tối đa để thực hiện sửa đổi hồ sơ là 3 tháng.
VI. Kết luận
Để biết về thủ tục để sản phẩm của mình được lưu hành trên thị trương bao gồm những gì? Dựa theo những phân tích ở trên có thể thấy các giấy tờ yêu cầu không quá phức tạp. Ngược lại tất cả các giấy tờ đều thuộc phạm vi mà các cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh mỹ phẩm đều dễ dàng chuẩn bị được. Vì vậy chỉ cần tìm hiểu một chút bạn dễ dàng thực hiện được mà không vấp phải sai sót gì. Còn nếu bạn có điều gì thắc mắc hoặc muốn tìm nguồn cung cấp mỹ phẩm uy tín thì có thể truy cập vào wesbite: https://giacongmypham.org/ để trao đổi và được tư vấn, hỗ trợ thêm.
()
